ANALIZANDO SUS FLUJOS DE TRABAJO CON NINTEX HAWKEYE

Ha creado flujos de trabajo y automatizado numerosos procesos de alto impacto dentro de su organización utilizando la plataforma de Nintex. Usted ha ahorrado tiempo para sus colegas y para usted mismo, pero cuando se le pregunta, ¿cómo cuantifica los ahorros y aumenta la eficiencia? ¿Cómo le muestras a tu jefe, o al C-suite, qué tan bien está dando sus frutos la inversión de Nintex? Además, ¿cómo identifica dónde hay oportunidades para optimizar aún más sus flujos de trabajo ya integrados?

Enfoque en la optimización

Para ilustrar cómo puede ir más allá de la automatización y comenzar a enfocarse en la optimización, veremos un proceso de solicitud de mantenimiento del edificio. Este ejemplo encuentra una manera de hacer que un proceso típicamente exasperante para un administrador de edificio y sus inquilinos sea mucho menos doloroso.

Alquilar espacio comercial en un edificio tiene sentido financiero para la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, a menudo es frustrante que cuando un inquilino llama a un administrador del edificio para solicitar una reparación, solo para que la solicitud termine en un agujero negro (esto, por supuesto, supone que la persona que llama puede realizar los primeros intentos).

A menudo, el administrador del edificio está abrumado por la afluencia de solicitudes urgentes para su mantenimiento programado, y el proceso manual e inconexo no es lo suficientemente flexible como para satisfacer el creciente número de necesidades. Por lo tanto, para la administración de edificios, existe un alto potencial de pérdida de información crítica, una dificultad cada vez mayor para priorizar dónde programar los trabajadores y un flujo constante de solicitudes no organizadas y no filtradas que llegan al equipo de mantenimiento.

¿Cuál es el impacto de no hacer nada?

Desde la perspectiva del inquilino, el impacto de los problemas de mantenimiento del edificio puede ser enorme, esencialmente colocando su negocio en un patrón de espera hasta que se resuelva el problema. Imagine un centro de llamadas en pleno verano con 200 operadores y una unidad de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) rota.

Este tipo de averías en el proceso pueden ser la diferencia entre una renovación del contrato con un inquilino feliz y una larga discusión con las condiciones legales para romper un contrato de arrendamiento.

Entonces, ¿cómo resuelves el problema?

Automatizar este proceso de solicitud de servicio manual con Nintex Workflow Cloud podría ser el primer paso en la transformación digital de esta empresa de administración de propiedades. Los beneficios son infinitos, incluida la eliminación de la necesidad de una etiqueta de teléfono con los gerentes de construcción, no más retrasos para el equipo de mantenimiento, y más. Pero es importante medir cómo y por qué este proceso automatizado mejora las operaciones.

Utilizando Nintex Hawkeye, el administrador del edificio puede analizar la eficacia del proceso de solicitud de mantenimiento automatizado y desarrollar un punto de referencia para el éxito. La inteligencia de procesos brinda al administrador una oportunidad valiosa para analizar los datos impulsados ​​por el flujo de trabajo. En lugar de estar atrapado en un patrón de espera interminable con procesos manuales, puede usar una cartera de automatización integrada e intuitiva para optimizar su proceso de mantenimiento y satisfacer sus necesidades.

Así es como se ve el proceso de solicitud de mantenimiento cuando está automatizado:

  • El inquilino puede enviar fácilmente una solicitud en línea, y un trabajador con las habilidades adecuadas se le asignará el trabajo de inmediato.

  • El proceso se puede integrar con un sistema de CRM para garantizar que no se pierda información y se puede crear un nuevo caso para el incidente.
  • Los inquilinos pueden ser notificados automáticamente por correo electrónico o SMS sobre el progreso de las reparaciones sin tener que perseguir la solicitud.
  • Los datos capturados del formulario y del sistema CRM se pueden usar dinámicamente para generar una orden de trabajo personalizada e incorporar una firma electrónica para que el inquilino la apruebe y evitar demoras adicionales.
  • El análisis del flujo de trabajo con Nintex Hawkeye se puede usar para identificar cuellos de botella y realizar mejoras en los procesos.

  • El inquilino estará contento con su experiencia y renovará su contrato de arrendamiento.