3 barreras del flujo de procesos de aprobación de contratos

Hay muchos tipos de contratos con los que las organizaciones deben lidiar todo el tiempo. Cada contrato debe pasar por un proceso específico que generalmente involucra a numerosas partes interesadas y está plagado de barreras potenciales a la productividad. Como desempeña un papel importante en la mayoría de las transacciones comerciales, hacer que el proceso de aprobación del contrato fluya de la mejor manera posible es crucial para el funcionamiento fluido de su organización.

Ejemplos de tipos de contrato:

  • Contratos de venta
  • Contratos de trabajo
  • Acuerdos de no divulgación
  • Contratos / contratos de adquisición con proveedores
  • Pagarés
  • Acuerdos de licencia
  • Barreras al flujo de proceso de aprobación de contrato de su organización

Veamos tres puntos de interrupción específicos que pueden interrumpir el proceso de aprobación del contrato.

1. La creación de un nuevo contrato es tediosa

A menudo, el problema con el proceso de aprobación del contrato es cuánto tiempo puede ser. Primero, la creación del documento del contrato puede ser un proceso laborioso cuando, según el tipo de contrato, se deben recopilar una gran cantidad de documentos y otros datos de diversas ubicaciones de la organización (y en ocasiones de colaboradores externos) e insertarlos en el documento del contrato. Buscar y solicitar que se incluya la información correcta lleva tiempo.

Cómo lo resuelve la automatización:

Con el flujo de trabajo correcto y la solución de automatización de contenido, como Nintex Document Generation para Salesforce, los contratos se pueden crear con solo presionar un botón, conteniendo al instante los detalles del cliente y otra información importante. Esto puede ahorrar horas cada día, lo que los empleados pueden dirigir hacia tareas más creativas o hacia las responsabilidades del cliente involucradas en la generación de contratos.

Ejemplo:

Tome un contrato de factura de venta. Un miembro del equipo de ventas puede cerrar un trato con un cliente por correo electrónico, lo que automáticamente genera un flujo de trabajo. El correo electrónico está conectado a la solución CRM (es decir, Salesforce), que se sincroniza con una ubicación de carpeta Box o una biblioteca de SharePoint. El vendedor simplemente hace clic en un botón y se genera un contrato. Se rellena automáticamente con los detalles del cliente y la información actualizada al minuto, como descuentos, del acuerdo.

2. Demoras en el proceso de aprobación

Cuando un contrato necesita ser firmado por varias partes interesadas, puede tomar tiempo y puede causar interrupciones en el flujo del proceso de aprobación del contrato. La mayoría de las organizaciones confían en el correo electrónico y los archivos adjuntos que pasan de un lado a otro. Hay varios problemas potenciales con esto. Los correos electrónicos pueden permanecer sin leer y pasar inadvertidos durante horas, incluso días. Y las versiones editadas del contrato pueden mezclarse. Averiguar cuál es la versión más actualizada puede agregar más retrasos al proceso.

Cómo lo resuelve la automatización:

La automatización del flujo de trabajo permite una aprobación de documentos mucho más rápida, lo que tiene un gran impacto en la entrega de contratos para su organización. Crear un flujo de trabajo automatizado que desencadena actualizaciones en otras áreas del negocio puede permitir un proceso de generación de contratos rapidísimo, donde todos los que necesitan ver el contrato pueden hacerlo rápidamente, aprobar o editar según sea necesario.

Ejemplo:

Continuando con nuestro ejemplo del contrato de venta, una vez creado el documento, debe ser aprobado. Con Nintex, se envía automáticamente al gerente de la persona de ventas para su aprobación, quien supervisa los detalles y, si es necesario, puede responder en una palabra (‘Aprobar’), ajustar el documento o reenviarlo a otra parte interesada, todo desde su bandeja de entrada . Si hay un retraso, se envía un recordatorio automático para ayudar al proceso. Una vez aprobado, el miembro del equipo recibe una notificación y puede enviar el documento al cliente para su aprobación, que se puede capturar instantáneamente con DocuSign.

3. Incapacidad para medir procesos

Es importante comprender el impacto de sus procesos en su negocio; cuánto tiempo toman y qué puntos de dolor causan y resuelven. En base a esto, puede comprender cómo mejorar sus funciones comerciales. Cuando mide sus procesos, puede comprender más sobre ellos y cómo responden sus empleados. También es crucial mantener un proceso de gestión de documentos seguro y confiable, especialmente con contratos para el cumplimiento de datos, para garantizar que se pueda encontrar información importante cuando sea necesario.

Cómo lo resuelve la automatización:

Las soluciones sofisticadas de flujo de trabajo automatizado aseguran que todos sus documentos puedan crearse rápidamente, pero también consistentemente, una parte importante de la medición del éxito o el fracaso de un proceso. Nintex Hawkeye también puede proporcionar datos sobre dónde se retrasan los procesos o si se realizan de forma incoherente en un flujo de trabajo que le ayuda a ajustarse para mejor.

Ejemplo:

Si por alguna razón los procesos del contrato de venta se retrasa con la inteligencia de proceso de Nintex Hawkeye, puede ver en qué parte del proceso se cayó y utilizar esta inteligencia para evitar que ocurra en el futuro. Además, si quisiéramos rastrear cada etapa del proceso, podríamos usar Beacons para abrir cada etapa. Esto nos daría una mayor granularidad en cuanto a los retrasos en las aprobaciones y puede ayudarnos a centrarnos en la optimización de partes del proceso en lugar de la totalidad.

Nintex optimiza la generación y aprobación de contratos

Nintex ofrece soluciones de flujo de trabajo sofisticadas que hacen que generar un contrato personalizable sea rápido y fácil. No importa el área de negocios, sus equipos pueden enfocarse en los aspectos más valiosos de su trabajo mientras Nintex se ocupa del resto.