Un motor de flujo de trabajo es un conjunto de reglas y lógica que transforma procesos manuales en un sistema automatizado. Un motor de flujo de trabajo es increíblemente útil cuando el trabajo incluye procesos manuales repetibles o consume demasiado tiempo o recursos para mantener el trabajo en movimiento.

Hay tres motores de flujo de trabajo utilizados hoy en día: incorporados, de terceros y basados en la nube.

Tecnología incorporada del flujo de trabajo: Lo básico

Gracias a la versatilidad de muchas plataformas de colaboración empresarial como SharePoint, Salesforce o Box, muchas grandes empresas ya están familiarizadas con la automatización del flujo de trabajo. Aunque estas plataformas por sí solas no son motores de flujo de trabajo, algunos de ellos ofrecen capacidades básicas de flujo de trabajo.

Ciertas empresas pueden operar con estas funciones incorporadas, especialmente si sólo necesitan flujos de trabajo en el entorno donde almacenan sus documentos.

Hay ventajas y desafíos para la tecnología de flujo de trabajo incorporada:
Conveniencia:
La mayoría de las empresas ya están operando en plataformas de colaboración como SharePoint, por lo que es conveniente y económico utilizar las funciones de flujo de trabajo adjunto.

Centrado en el contenido:
Las plataformas de colaboración son excelentes para almacenar y transferir documentos, por lo que sus flujos de trabajo son perfectos para actividades de contenido pesado.

Limitación de comandos:
Dado que el flujo de trabajo no es necesariamente el foco principal de estas plataformas, tienden a tener un diseño menos robusto, dejando a los usuarios con menos herramientas para diseñar flujos de trabajo complejos. Por esta razón, los motores integrados son más adecuados para procesos personales, no empresariales.

Código personalizado:
Plataformas como SharePoint proporcionan a los usuarios la capacidad de codificación y diseño personalizados, lo que permite a los usuarios crear flujos de trabajo más complejos. Sin embargo, la codificación personalizada requiere conocimientos técnicos específicos.

Limitación colaborativa:
Dado que la tecnología de flujo de trabajo se construye en el interior de una plataforma más grande, tiende a ser adecuado cuando se utiliza con sólo esa plataforma. Sin embargo, en un entorno de negocios altamente colaborativo, muchas empresas optan por buscar un motor que puede ramificarse y hacer más.

Motor de terceros:

Las empresas pueden optar por operar un sistema de flujo de trabajo en la parte superior del motor incorporado. Estos sistemas de terceros, como Nintex para SharePoint, pueden ofrecer capacidades adicionales para mejorar las funciones básicas del flujo de trabajo de la plataforma colaborativa.


Estas son algunas de las razones por las que las empresas deben buscar un motor de flujo de trabajo complementario:

Integración sencilla:
Los motores de flujo de trabajo de terceros están diseñados para funcionar en la parte superior de las plataformas de colaboración, por lo que tardan menos tiempo en ponerse en funcionamiento. Los motores están incrustados directamente en la plataforma, por lo que las empresas pueden operar estos flujos de trabajo dentro de una infraestructura que ya están familiarizados.

Sistemas sincronizados:
Los motores de flujo de trabajo de terceros hacen uso de las características existentes de las plataformas y añaden su propio motor potente a la operación. Con un motor de terceros, puede crear flujos de trabajo que pueden soportar más procesos empresariales.

Estrictamente dependiente:
Para utilizar un motor de terceros, los procesos deben operar en una plataforma de colaboración. Los flujos de trabajo normalmente operan dentro de la plataforma o empiezan desde la plataforma antes de conectarse con otro software, lo cual es ideal para las empresas que operan principalmente en esa plataforma única. Sin embargo, no hay mucho espacio para que el motor evolucione y avance ya que depende de la plataforma base.

Interfaz de usuario sencillo:
Los motores de terceros proporcionan formas más sencillas de crear comandos de flujo de trabajo: arrastrar y soltar, código bajo y sin código. Esto ayuda a alentar al desarrollador ciudadano, ayudando a todos en la empresa a crear sus propios flujos de trabajo.

Conectores de software:
Los usuarios pueden conectar sus flujos de trabajo a aplicaciones externas y no limitarse a una sola plataforma. Por ejemplo, MailChimp, Facebook y LinkedIn pueden conectarse a SharePoint a través de un flujo de trabajo de terceros, lo que permite a los usuarios trabajar con otros programas en la infraestructura de SharePoint.

Motor de flujo de trabajo basado en la nube: independencia total y libertad para colaborar

Los motores de flujo de trabajo basados en la nube proporcionan a los usuarios total independencia y control al no estar vinculados a ninguna infraestructura en particular, permitiendo una amplia gama de funcionalidad y flexibilidad. Algunas empresas están implementando este tipo de motores para una mayor flexibilidad y funcionalidad.

Los factores a considerar incluyen:

Libertad y flexibilidad:
Los motores independientes permiten a las empresas escoger y elegir productos de software, luego integrar los más adecuados en sus flujos de trabajo. Los usuarios pueden diseñar sus flujos de trabajo para comenzar y terminar con los conectores que consideren más adecuados.

Control preciso:
Los usuarios tienen un control total sobre qué papel desempeña el software en un flujo de trabajo, especialmente cuando las empresas se enfrentan a situaciones de flujo de trabajo más complejas. Es casi como construir con bloques de Lego - los usuarios son libres de usar cualesquiera capacidades en cualquier forma para solucionar mejor los desafíos de proceso únicos de su negocio.

Motor poderoso:
Los sistemas de flujo de trabajo basados en la nube están diseñados con total independencia en mente. Sin necesidad de depender y operar en otra plataforma de colaboración, los motores basados en la nube están diseñados para maximizar su potencia sin restricciones. Esto también significa que están en constante evolución, adaptación y siempre al día.

Proceso de creación sin dolor:
Los motores basados en la nube están diseñados para manejar flujos de trabajo sofisticados y altamente inteligentes, mientras que ofrecen una interfaz fácil de usar e intuitiva. Una buena experiencia de flujo de trabajo crea propiedad, proporciona control, elimina los cuellos de botella y fomenta la independencia, todo mientras se mantiene el gobierno corporativo y el cumplimiento.

Inversión principal:
Un motor basado en la nube es una inversión digna para operar sofisticados flujos de trabajo. Sin embargo, un motor de flujo de trabajo agnóstico de la plataforma podría ser innecesario cuando los usuarios sólo necesitan flujos de trabajo sencillos y no empresariales dirigidos a un único sistema de registro.

Hacer el paso a un mayor flujo de trabajo y automatización de contenidos es un paso importante para optimizar su negocio y aumentar el ritmo de innovación. Comprender los diversos tipos de motores de flujo de trabajo y los mejores usos de cada uno es fundamental para hacer la selección correcta para su empresa a medida que continúa su viaje de transformación digital.